5 nejčastějších mylných představ o archivaci e-mailů

V tomto krátkém článku osvětlíme 5 nejčastějších mylných představ o archivaci e-mailů a vysvětlíme, jakou hodnotu představuje pro každou organizaci.

• PRVNÍ CHYBA: PŘI POUŽITÍ ZÁLOHOVÁNÍ NENÍ NUTNÝ ŽÁDNÝ DALŠÍ ZÁLOHOVACÍ SOFTWARE.

Zálohy ukládají systémové informace a data v pravidelných intervalech (např. každých 24 hodin), obvykle se ukládají na krátké nebo střední časové intervaly. Jsou především prostředkem pro obnovu po havárii. Je důležité si uvědomit, že jakákoli data ztracená mezi dvěma úložišti nebudou znovu použitelná a mohou být změněna.

S profesionálním řešením pro archivaci e-mailů jsou kopie všech e-mailů s přílohami bezpečně uloženy po mnoho let v původní, snadno vyhledatelné a trvale dostupné podobě. Protože po umístění e-mailů do archivu není možné zprávy ztratit nebo s nimi manipulovat, může archivace pomoci společnosti splnit zákonné a regulační požadavky na uchovávání dat.

• DRUHÝ OMYL: SOUČASNÁ E-MAILOVÁ SLUŽBA JIŽ POSKYTUJE DOSTATEČNÉ MOŽNOSTI PROFESIONÁLNÍ ARCHIVACE.

Integrované možnosti archivace nabízené většinou poskytovatelů e-mailových služeb se nemohou rovnat rozsahu funkcí a vlastností, které nabízí profesionální archivační software.
Nativní možnosti archivace zřídka podporují vytvoření archivu odolného proti neoprávněné manipulaci nebo umožňují jeho správu nezávisle na použité e-mailové platformě - což jsou dva základní požadavky na zabezpečení.

• TŘETÍ CHYBA: ARCHIVACE JE DRAHÁ A PŘINÁŠÍ TÝMŮM VÍCE PRÁCE.

Náklady na provoz profesionálního archivačního řešení jsou nízké, protože jsou přizpůsobeny skutečnému počtu potřebných uživatelských licencí. Profesionální software navíc poskytuje celou řadu výhod a počáteční náklady se rychle amortizují.
Například pokročilé samoobslužné možnosti znamenají, že řešení pro archivaci pošty může uživatelům umožnit, aby sami vyhledávali zprávy, které potřebují, aniž by museli žádat správce IT. Zaměstnanci i IT technici tak ušetří cenný čas, který mohou využít lépe.

• ČTVRTÝ OMYL: ARCHIVACE JE NUTNÁ POUZE VE VYSOCE REGULOVANÝCH ODVĚTVÍCH.

V mnoha zemích mají společnosti zákonnou povinnost ukládat kritická obchodní data - včetně e-mailů a příloh - podle konkrétních požadavků. Zejména v regulovaných odvětvích, jako je finančnictví, zdravotnictví nebo školství, mohou být tyto požadavky obzvláště přísné, takže řešení pro archivaci je nezbytné.
I v případě, že se na společnost nevztahují zákonné předpisy o uchovávání dat, je archivační řešení stále důležité, protože profesionální archivace nabízí výhody, které dalece přesahují dodržování předpisů. Zprávy obsahují mnoho informací, které jsou pro organizaci kritické a je třeba je chránit, i když se na ně nevztahují žádné zákonné předpisy. Kromě obchodní korespondence mohou e-maily obsahovat nabídky, smlouvy, faktury a prodejní údaje, a dokonce i utajované informace o interních pracovních postupech nebo financích. Ty mohou být pro společnost důležité až několik let, a proto by měly být archivovány. Převedení e-mailů do archivačního systému může také odlehčit poštovním serverům a zároveň snížit pracovní zátěž IT týmů, pokud mají uživatelé k archivům přístup sami. Archivy zpráv navíc mohou obsahovat důkazy, které budou užitečné v trestním řízení nebo v případech interního dodržování předpisů.

• PÁTÁ CHYBA: ARCHIVACE E-MAILŮ NENÍ SLUČITELNÁ S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Protože profesionální archiv uchovává bezpečné kopie všech zpráv po dobu několika let, může poskytnout důležitou podporu interním výzkumným týmům při vyhledávání staršího obsahu e-mailů, při auditech dodržování předpisů, obchodních a daňových kontrolách a dokonce i při vytváření důkazů pro použití v trestním řízení.
S ohledem na tuto skutečnost se již delší dobu věnuje pozornost ochraně dat v digitálním světě (data privacy). Nejpozději od vstupu nařízení RODO v platnost v EU se ochrana údajů stala předmětem zvýšené pozornosti i v mimoevropských zemích. Zákony o ochraně osobních údajů v zásadě zakazují dlouhodobé uchovávání osobních údajů - často se nacházejí v e-mailech -, pokud nejsou použity pro konkrétní, předem deklarovaný účel.

Archivace e-mailů a ochrana osobních údajů jsou však jistě slučitelné. Profesionální řešení pro archivaci může používat předem definovaná pravidla pro uchovávání a pravidla pro mazání, aby se e-maily ze schránek a archivů odstranily po dosažení maximální zákonné doby uchovávání. Tímto způsobem lze využít výhod archivace bez obav z porušení platné legislativy o ochraně osobních údajů.

Shrnuto - archivace e-mailů je nutností.

Mylné podnikové představy o archivaci e-mailů způsobují, že tomuto tématu není věnována náležitá pozornost. Přitom archivace e-mailů hraje klíčovou roli, pokud jde o ukládání důležitých firemních informací a dokumentů a dodržování legislativy o ochraně osobních údajů. V konečném důsledku e-mail je a zůstane prvním komunikačním kanálem, zejména ve světě podnikání.

Vynikajícím archivačním nástrojem v našem portfoliu je MailStore Software, který umožňuje efektivně spravovat velké objemy dat a také rychle a pohodlně vyhledávat a sdílet archivované zprávy. Pokud se chcete o tomto řešení dozvědět více informací nebo si jej zdarma vyzkoušet, kontaktujte Vilem Raichel, který je správcem tohoto řešení v porfoliu Bakotech.