Jak IT týmy mohou pomoci podporovat bezpečnostně uvědomělou kulturu

Tyto osvědčené postupy vám mohou pomoci při školení zaměstnanců, jak bezpečněji sdílet soubory.

Příprava zaměstnanců na správné sdílení souborů a porozumění bezpečnostním osvědčeným postupům je odpovědností každého IT oddělení. Abyste zabránili únikům a narušením dat, je nutné školit své spolupracovníky v tom, jak sdílet soubory bezpečněji. V tomto článku se budeme zabývat některými z nejlepších metod, jak učit zaměstnance sdílet soubory bez ohrožení dat.

Rizika nebezpečného sdílení souborů
Sdílení souborů je skvělým způsobem, jak spolupracovat a komunikovat s kolegy, klienty a partnery. Ale pokud se neprovede bezpečně, může to být i riziková záležitost. Nebezpečné sdílení souborů může vystavit vaše data hackerům, konkurentům nebo jiným osobám se zlomyslnými úmysly.
 

Mezi rizika nebezpečného sdílení souborů patří:

• Úniky dat: Pokud sdílíte soubory přes nešifrované nebo slabě šifrované protokoly, jako je FTP nebo HTTP, kdokoliv je může zachytit a získat přístup k vašim datům. To může vést k odcizení dat, krádeži identity nebo ransomwarovým útokům.
 

• Právní a regulační problémy: Pokud sdílíte soubory bez správné kontroly přístupu nebo auditu, můžete data poskytnout neoprávněným osobám. To může způsobit porušení předpisů, právní problémy nebo konkurenční nevýhody. Zákony jako HIPAA a GDPR a smluvní požadavky jako PCI DSS vyžadují přísné bezpečnostní postupy. Porušení informací znamená, že vaše organizace může čelit významným právním důsledkům, jako jsou pokuty, žaloby a dokonce i trestní obvinění.
 

• Závažné následky: Po úniku dat bude váš tým muset zvládnout incident, vyšetřit, jak k němu došlo, a napravit jakékoliv problémy. To stojí peníze, čas a zdroje, které mohly být využity na běžné obchodní aktivity. Zaměstnanci se také mohou cítit stresovaní a naštvaní nebo ztratit důvěru v organizaci.

Školení zaměstnanců o správných postupech sdílení souborů
Rizika, která jsme nastínili, daleko převažují nad přínosy obcházení bezpečnostních postupů. Vzdělávání vašich zaměstnanců o zodpovědných postupech sdílení souborů je jedním z nejlepších způsobů, jak tato rizika zmírnit. Zde jsou některé tipy pro efektivní vzdělávání zaměstnanců:

Zaměřte se na „proč“
Vysvětlete zaměstnancům, proč jsou bezpečnostní opatření důležitá. Ukažte příklady škod způsobených úniky dat v jiných firmách, abyste zdůraznili důležitost správných protokolů. Diskutujte o tom, jak zranitelná data mohou vést ke krádeži identity, finančním podvodům a škodám na klientech. Pomozte jim pochopit, že bezpečnost je odpovědností všech.

Zachovejte jednoduchost
Nezahlcujte zaměstnance složitými zásadami a postupy. Poskytněte jednoduché pokyny v snadno srozumitelné formě, pokud možno s vizuálními pomůckami.

Pro sdílení souborů se zaměřte na základní principy, jako jsou:

• Sdílejte soubory pouze s oprávněnými osobami.
• Používejte firemní schválené služby pro sdílení souborů.
• Heslem chraňte a šifrujte citlivé dokumenty.
• Nikdy nesdílejte přihlašovací údaje.

Poskytněte zaměstnancům bezpečné řešení pro sdílení souborů
Jedním ze způsobů, jak může vaše IT oddělení zjednodušit bezpečnostní strategii, je prověřit a vybrat bezpečné řešení pro sdílení souborů, které splňuje potřeby vaší společnosti, a poté řádně vyškolit zaměstnance, jak jej používat. Jedno doporučené softwarové řešení pomůže vašemu týmu sledovat používání a poskytovat pokyny jednodušeji.

Nabídněte praktické příklady
Projděte běžné scénáře, se kterými se zaměstnanci mohou setkat, a ukažte správné a nesprávné způsoby sdílení informací. Například předveďte, jak správně sdílet dokument s kolegou v jiné firmě oproti náhodnému sdílení souboru s neoprávněnými externími uživateli. Poskytněte zaměstnancům příležitosti klást otázky ohledně jakýchkoli nejasností, se kterými se mohou setkat.

Monitorujte a přezkoumávejte
Jakmile je školení zaměstnanců dokončeno, sledujte aktivitu sdílení souborů, abyste ověřili, že odpovídá postupům. Poskytujte dodatečné školení a konstruktivní zpětnou vazbu podle potřeby. Ročně přezkoumávejte pravidla a aktualizujte je tak, aby zohledňovaly změny v technologiích, rizicích a standardech souladu. Provádějte namátkové kontroly a simulované phishingové kampaně, abyste odhalili a řešili zranitelnosti zaměstnanců.

Implementace bezpečných řešení pro sdílení souborů
Kromě školení vašich zaměstnanců o postupech je také musíte vzdělat v tom, jak používat bezpečné řešení pro sdílení souborů. Zvažte následující tipy:

• Proveďte interaktivní školení, živě i nahraná, aby bylo zřejmé, jak nástroje fungují a jaké jsou pokyny pro správné použití. Požadujte, aby zaměstnanci školení dokončili a získali případnou certifikaci, aby se posílilo porozumění.

• Poskytněte snadno srozumitelné standardní provozní postupy (SOP) a dokumentaci na firemním intranetu. Zahrňte vizuální pomůcky, jako jsou snímky obrazovky, diagramy a videa. Pravidelně přezkoumávejte a aktualizujte zdroje, aby zohledňovaly případné změny.

• Pravidelně zasílejte připomínky ohledně osvědčených bezpečnostních postupů pro sdílení a ukládání souborů. Opakujte „proč“ za zásadami, aby zaměstnanci zůstali motivovaní. Můžete například říci: „Pamatujte, že správné zajištění souborů pomáhá chránit data naší společnosti a zákazníků.“

• Jděte příkladem svými vlastními činy a komunikací. Ukazujte chování a přístup zaměřený na bezpečnost, který chcete vidět u svých zaměstnanců.

Monitorování aktivit při sdílení souborů a řešení porušení
Monitorování toho, jak zaměstnanci používají váš systém pro sdílení souborů, je klíčové pro udržení bezpečnosti. Jak se říká, „Co se měří, to se spravuje.“ Pravidelně kontrolujte následující oblasti:

1. Přehledy uživatelských aktivit
   Přezkoumejte přehledy, které ukazují přístup k souborům, nahrávání, stahování a sdílení ze strany uživatelů. Hledejte jakékoli neobvyklé nárůsty aktivity nebo přístup k citlivým datům neoprávněnými osobami. Je dobré provádět namátkovou kontrolu uživatelské aktivity týdně nebo měsíčně k ověření, že jsou dodržovány správné bezpečnostní protokoly.
2. Výstrahy o porušení
   Vaše řešení pro sdílení souborů by mělo poskytovat výstrahy, když jsou zjištěna potenciální porušení, například pokud uživatel překročí maximální počet stahování souborů za den nebo má přístup k souborům, ke kterým nemá oprávnění. Ujistěte se, že na výstrahy o porušení reagujete okamžitě, abyste předešli únikům dat nebo ztrátě informací. Promluvte si s dotyčným uživatelem a případně ho znovu proškolte o správných bezpečnostních postupech. Opakovaná porušení mohou vyžadovat dočasné omezení přístupu k systému.
3. Audity
   Provádějte pravidelné audity aktivity sdílení souborů, oprávnění a přístupu uživatelů. Ověřte, že uživatelé mohou přistupovat pouze k datům a souborům potřebným pro jejich pracovní funkce. Hledejte neaktivní uživatelské účty a deaktivujte je. Zkontrolujte odkazy pro sdílení a hesla pro odpovídající přístup. Audity poskytují celkový přehled o tom, jak dobře je vaše strategie řízení bezpečnosti souborů implementována.

Závěrečné myšlenky

Rychlé shrnutí toho, co jsme dosud probrali:

Politika sdílení souborů, která zahrnuje různé aspekty bezpečnosti, je nezbytná pro to, aby vaši zaměstnanci dodržovali správné protokoly. Začněte definováním, jaké praktiky sdílení jsou povoleny a které jsou zakázány. Například podporujte sdílení souborů v rámci firemní sítě nebo schválené cloudové služby s odpovídajícími kontrolami přístupu, používáním silných hesel a umožněním dvoufaktorového ověřování, kdykoliv je to možné. Naopak praktiky, jako je sdílení souborů prostřednictvím osobních e-mailů, aplikací pro zasílání zpráv nebo sociálních médií, by měly být odrazovány.

Poté naučte svůj tým, proč je bezpečnost důležitá. Vysvětlete, jak mohou nedbalé postupy vést k únikům dat, porušení soukromí a dokonce i k právním problémům. Poskytněte příklady z reálného světa o důsledcích takových incidentů. Vaši zaměstnanci budou pravděpodobněji dodržovat pravidla, pokud pochopí logiku za nimi.

Důležité je také poskytnout jasné pokyny, jak správně sdílet a přistupovat k souborům. Ukazujte schválené služby a funkce krok za krokem. Zdůrazněte možnosti jako přístup pouze ke čtení a datum vypršení platnosti pro zvýšenou bezpečnost. Nabídněte prostor pro otázky, aby bylo porozumění kompletní.

Kontrolujte dodržování předpisů a v případě potřeby zaměstnance znovu školte. Hledejte neautorizované služby pro sdílení nebo slabá hesla a okamžitě řešte problémy. Vyžadujte pravidelné přezkoumání zásad a testy, aby byla bezpečnost stále v popředí. Sledujte nejnovější osvědčené postupy a odpovídajícím způsobem aktualizujte svou politiku.

Školení vašeho týmu o osvědčených bezpečnostních postupech nemusí být složité nebo časově náročné. Zaměřte se na základy, poskytněte praktické příklady a zdroje, ke kterým se mohou zaměstnanci kdykoli obrátit, a udělejte školení poutavé a interaktivní. Když se zaměstnanci cítí vybaveni správnými znalostmi a nástroji, pravděpodobněji přispějí k posílení bezpečnostního postavení vaší organizace.

Pro více informací se na nás neváhejte obrátit: 

Vilém Raichel, vilem.raichel@bakotech.com +420 734 542 498