"Kam se poděl ten e-mail?" - aneb jak se efektivně starat o paměť doručené pošty ve vaší firmě

V dnešní době si lze jen těžko představit, že by nějaký podnik fungoval bez e-mailu. E-maily slouží nejen ke komunikaci, ale také k zasílání citlivých údajů, jako jsou smlouvy nebo faktury. Je třeba si položit otázku, zda naše kritické podnikové systémy a data zůstanou dostupné i v případě nouze a zda je náš e-mail dostatečně chráněn proti náhodnému smazání způsobenému škodlivými přílohami nebo nepozorností zaměstnanců.

Naprostá většina firem dnes má pro e-mailovou komunikaci e-mailové servery nebo groupwarová řešení. Tyto systémy však nejsou navrženy pro ukládání a sdílení velkého množství dat, což může způsobit řadu technických, právních a finančních problémů. V Polsku podléhá zpracování e-mailů a uchovávání těchto údajů po delší dobu tak, aby byly trvale přístupné, různým právním předpisům. Na odvětví, která odesílají a přijímají velké množství citlivých osobních údajů prostřednictvím elektronické pošty, se často vztahují přísnější předpisy.

V případě soudního sporu (např. když jsou e-maily použity jako důkazní materiál) musí být vedení společnosti nebo právní tým schopen kdykoli účinně vyhledávat a získávat data z celého e-mailového zdroje. Tyto požadavky může obvykle splnit pouze profesionální řešení pro archivaci e-mailů. Samoobslužný aspekt výrazně odlehčuje oddělení IT, ale není k dispozici v každém archivačním řešení.

Jak archivace e-mailů funguje?

Archivace e-mailů doplňuje svůj stávající systém (který lze samozřejmě nadále používat jako dříve). Správce nastaví, kdy a které e-maily mají být do archivu převedeny a zda mají být tyto e-maily po archivaci ze schránek na e-mailovém serveru odstraněny.

Jak tedy vybrat správný a především efektivní archivační nástroj? Mějte na paměti, že by měl splňovat několik kritérií: snadnou konfiguraci, spolehlivost i při velkém množství e-mailů a integrované technologie ukládání - to vše při nízkých pořizovacích nákladech.

S MailStore Serverem mohou firmy využívat všechny možnosti moderní a bezpečné archivace e-mailů. Program vytváří kopie všech e-mailů v centrálním e-mailovém archivu a zajišťuje tak bezpečnost a dostupnost velkého množství dat po mnoho let. Uživatelé mohou stále přistupovat k e-mailům a procházet je (například pomocí aplikace Microsoft Outlook nebo mobilního zařízení) pomocí pokročilého fulltextového vyhledávání.

Sečteno a podtrženo - každá firma potřebuje řešení pro archivaci e-mailů, které splňuje všechny potřeby organizace - od vedení a IT oddělení až po koncové uživatele. Je dobré sestavit seznam požadavků, který identifikuje všechna právní, finanční a technická kritéria, která je třeba splnit, a na jeho základě se rozhodnout pro řešení archivace e-mailů.